Datenschutzerklärung

Gemeinsame DatenschutzinformationenDiese Erklärung beschreibt Website, Webapp, Kundenportal und deaFlow Mobile. Noch zu konkretisierende Angaben zur Websiteauslieferung und einzelnen Aufbewahrungsfristen sind im jeweiligen Abschnitt kenntlich gemacht.

1. Für welche Angebote diese Erklärung gilt

Diese Datenschutzinformationen gelten für die öffentliche deaFlow-Website einschließlich ihrer Vorschau, den zentralen Einstieg unter app.deaflow.app, die Anmeldung unter auth.deaflow.app, die deaFlow-Webapp in den bereitgestellten Kundenarbeitsbereichen, das Kundenportal unter my.deaflow.de sowie deaFlow Mobile für iOS und Android. Anbieter ist die SCHURR IT UG (haftungsbeschränkt). Die iOS-App trägt die Kennung de.deaflow.app, die Android-App de.deaflow.mobile. Die beschriebenen Funktionen hängen von der eingesetzten Version, den freigeschalteten Modulen und Ihren Berechtigungen ab.

Ein Kunde kann eigene Datenschutzhinweise für seine Beschäftigten, Kunden oder andere betroffene Personen bereitstellen. Diese ergänzen die Informationen über den von ihm verantworteten Einsatz. Diese gemeinsame Erklärung ersetzt weder diese kundenspezifischen Informationen noch den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

2. Verantwortliche und Datenschutzkontakt

Datenschutzkontakt der Geschäftsführung ist Marco Patrik Schurr. Diese Kontaktfunktion ist von einem unabhängigen Datenschutzbeauftragten zu unterscheiden.

SCHURR IT als Verantwortlicher: Wir entscheiden über die Verarbeitung beim Betrieb unserer Website, bei der eigenen Geschäftsanbahnung, Vertragsverwaltung und Abrechnung sowie für eigene Support-, Sicherheits- und Nachweispflichten. Das gilt auch für die Verwaltung des zentralen deaFlow-Kontos, soweit wir dessen anwendungsübergreifende Bereitstellung und Sicherheit für eigene Zwecke bestimmen.

Der Kunde als Verantwortlicher: Über fachliche Inhalte und Zwecke im Kundenarbeitsbereich entscheidet grundsätzlich das Unternehmen, das Ihnen deaFlow bereitstellt, etwa Ihr Arbeitgeber. Dazu gehören insbesondere Einsatzplanung, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen, Personal-, Finanz- und Dokumentdaten. SCHURR IT verarbeitet diese Daten im vereinbarten Umfang nach Weisung als Auftragsverarbeiter. Bei weiteren Verarbeitungsketten kann unser Kunde seinerseits Auftragsverarbeiter sein. Für die konkrete Rollenverteilung sind die tatsächlichen Zwecke und Vereinbarungen maßgeblich.

3. Datenarten, Quellen und Rechtsgrundlagen

Wir erhalten Daten von Ihnen, von berechtigten Ansprechpartnern und Administratoren Ihres Unternehmens, aus den von Ihnen oder Ihrem Unternehmen veranlassten Vorgängen sowie aus ausdrücklich angebundenen Fachsystemen. Bei der technischen Nutzung entstehen außerdem Verbindungs-, Sitzungs- und Sicherheitsdaten. Es handelt sich je nach Nutzung um:

• Identitäts- und Kontaktdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, stabile Benutzerkennung, Unternehmen, Mitgliedschaften und Rollen.
• Anmelde- und Verbindungsdaten: Anmeldeverfahren, Sitzungskennung, Zugriffsberechtigung, IP-Adresse, Zeitpunkte, Browser-/Betriebssystemangaben, angefragte Funktion und technischer Ergebnisstatus. Passwörter und Sicherheitsmerkmale werden zur Authentifizierung verarbeitet; sie gehören nicht in normale Betriebsprotokolle.
• Vertrags- und Supportdaten: Unternehmensanschrift, Ansprechpartner, Angebote, vereinbarte Leistungen, Rechnungen, Zahlungsstatus, Nachrichten und von Ihnen übermittelte Anhänge.
• Fachdaten des Kunden: die in Abschnitt 7 erläuterten Inhalte einschließlich Dateien, Metadaten, fachlicher Freigaben und Nachweise.

Soweit wir verantwortlich handeln, verarbeiten wir zur Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderliche Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Ansprechpartner einer juristischen Person, die sichere Bereitstellung, die Bearbeitung geschäftlicher Anliegen und die Verteidigung von Rechtsansprüchen stützen wir erforderliche Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind ein verlässlicher Geschäftsbetrieb, die Abwicklung der Kundenbeziehung und der Schutz von Konten, Daten und Infrastruktur. Gesetzliche Pflichten, etwa die Aufbewahrung von Rechnungen, erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine gesondert erteilte freiwillige Einwilligung ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO widerruflich.

Diese Rechtsgrundlagen erlauben nicht automatisch die Fachverarbeitung Ihres Arbeitgebers. Der jeweilige Verantwortliche bestimmt hierfür die passende Rechtsgrundlage und informiert Sie darüber. Bei Beschäftigten können insbesondere § 26 BDSG, Art. 6 und bei besonderen Daten Art. 9 DSGVO sowie anwendbare Kollektivvereinbarungen relevant sein.

4. Öffentliche Website

Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei oder URL, Antwortstatus, Datenmenge sowie technisch übermittelte Browser-, Betriebssystem- und gegebenenfalls Referrerangaben verarbeitet. Das dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ohne die zur Verbindung erforderlichen Daten können wir die Inhalte nicht bereitstellen.

Die Website-Vorschau wird über Bunny Storage und Bunny CDN von BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien, ausgeliefert. Auch die in die Website eingebundenen Schriften, Bilder und Skripte werden dabei über diesen Anbieter übertragen. Die Datenschutzinformationen von Bunny beschreiben dessen Verarbeitung. Die konkrete Log-Speicherdauer, die aktivierten CDN-Regionen und die Vertrags- beziehungsweise Transfernachweise unserer Konfiguration sind noch zu bestätigen. Der EU-Unternehmenssitz allein belegt keine ausschließlich europäische Verarbeitung.

Der Websitecode verwendet keine Analyse- oder Marketingcookies, Werbepixel oder Besucherprofile in Local Storage oder Session Storage. Externe Schriften, Karten, Videos oder Social-Media-Widgets werden nicht automatisch eingebunden. Externe Links öffnen erst bei Ihrer Auswahl das jeweilige Angebot. Die Kontaktseite bietet E-Mail- und Telefonlinks; sie sendet selbst keine Nachricht und erhebt keine Formulardaten.

5. Zentrales Konto, Anmeldung und Zugriffsrechte

Die zentrale Anmeldung verwendet einen von uns betriebenen Identitätsdienst. Verarbeitet werden insbesondere Benutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse, deren Bestätigungsstatus, Anmeldedaten, gegebenenfalls eingerichtete zweite Faktoren sowie Sitzung und Anmeldeereignisse. Eine Einladung oder Berechtigungszuordnung kann durch einen berechtigten Administrator veranlasst werden. Der zentrale Einstieg ermittelt, welche Kundenarbeitsbereiche Ihrer bestätigten Identität zugeordnet und für Sie freigegeben sind.

Die Webapp und die Mobile App erhalten nur die für Anmeldung und Zugriff erforderlichen Identitäts- und Berechtigungsinformationen. Die Mitgliedschaft in einem Unternehmen berechtigt nicht automatisch zum Zugriff auf alle seine Daten. Eine externe Unternehmensanmeldung, etwa über Microsoft, verarbeitet zusätzlich Daten beim ausgewählten Identitätsanbieter; die konkrete Anbindung und die von ihm angeforderten Informationen werden im jeweiligen Anmeldevorgang sichtbar.

Zwecke sind Kontobereitstellung, sichere Anmeldung, Zuordnung berechtigter Arbeitsbereiche und Verhinderung unbefugter Zugriffe. Für unsere eigene Kontoverwaltung gilt je nach Vertragsbeziehung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Kundenspezifische Rollen und fachliche Zugriffsentscheidungen werden nach den Vorgaben des verantwortlichen Kunden verarbeitet. Ohne die erforderliche Identität und Freigabe ist die Nutzung geschützter Funktionen nicht möglich.

6. Webapp und technische Browserspeicher

Die Webapp nutzt technisch erforderliche Cookies und Browserspeicher für Anmeldung, Schutz des Anmeldevorgangs, Mandantenauswahl und die von Ihnen gewählte Arbeitsansicht. Für unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe gilt § 25 Abs. 2 TDDDG; für die anschließende personenbezogene Verarbeitung gelten zusätzlich die in dieser Erklärung erläuterten Rechtsgrundlagen beziehungsweise die Weisungen des verantwortlichen Kunden.

• Sitzungscookies: Der zentrale Einstieg, der Kundenarbeitsbereich und das Kundenportal verwenden die Cookies __Host-deaflow_entry, __Host-deaflow_tenant beziehungsweise __Host-deaflow_customer. Sie sind im beschriebenen Betriebsmodell als Secure, HttpOnly und SameSite=Lax konfiguriert. Ihre konfigurierte Laufzeit beträgt jeweils acht Stunden; bei aktiver Nutzung kann eine Erneuerung erfolgen. Die zusätzliche SSO-Sitzung des Identitätsdienstes besitzt eine eigene Laufzeit.
• Lokale Anmeldung, soweit verwendet: Das Cookie __Host-deaflow_local_session ist auf die kürzere Dauer aus der vom Server ausgegebenen Gültigkeit und acht Stunden begrenzt.
• Anmelde- und Verknüpfungsschutz: Vorübergehende Zustands-/CSRF-Cookies sichern Anmeldung und ausdrücklich gestartete Verknüpfungen. Der Schutzcookie für die Microsoft-Postfachverknüpfung ist auf höchstens zehn Minuten begrenzt. Andere Anmelde-Cookies folgen der jeweiligen Identitätsdienstkonfiguration.
• Session Storage: Die Webapp hält unter anderem Kennung, Anzeigename, Branding und aktuelle Auswahl des Arbeitsbereichs sowie kurzlebige Arbeits- und Wiederholungszustände in der Browsersitzung. Ein ausdrücklich freigegebener Supportzugriff kann zusätzlich einen zeitlich begrenzten Zugriffskontext erfordern.
• Local Storage: Einzelne technische Zustandskennungen dienen etwa dazu, eine ungültig gewordene Anmeldung zwischen Browseransichten bekannt zu machen. Sie sind keine Werbekennung. Das Entfernen von Browserdaten kann Einstellungen und lokale Arbeitszustände zurücksetzen.

Die Anwendung stellt Dateien und Exporte nur nach Berechtigungsprüfung bereit. Von Ihnen heruntergeladene Dateien liegen anschließend auch in dem von Ihnen gewählten Speicherort; dessen Aufbewahrung und mögliche Synchronisierung bestimmt Ihr Gerät beziehungsweise Ihre Organisation. Ein Abmelden löscht solche exportierten Kopien nicht. Die exakten Laufzeiten zusätzlicher Identitätsdienst-Cookies und die vollständige aktive Cookiekonfiguration müssen im Betriebsabgleich noch bestätigt werden.

7. Arbeitsbereich und Beschäftigtendaten

Der verantwortliche Kunde bestimmt die eingesetzten Module, zugelassenen Datenarten, Nutzerrechte, Aufbewahrungsfristen und Integrationen. Je nach beauftragter Funktion können verarbeitet werden:

• Beschäftigten-, Bewerber-, Kunden-, Lieferanten- und Ansprechpartnerdaten sowie Organisationszuordnungen und Berechtigungen;
• Aufträge, Einsätze, Schichten, Dienstanfragen, Arbeitszeiten, Pausen, Check-in/Check-out, Korrekturen, Abwesenheiten, Leistungen und Qualifikationen;
• Angebote, Rechnungen, Buchungs-, Bank-, Vergütungs-, Lohn- und Steuerdaten im jeweils freigegebenen Funktionsumfang;
• Prozesse, Kontrollen, Auditfeststellungen, Nachweise, Dokumente, Bilder, Dateiinhalte und Metadaten einschließlich Versionen;
• fachliche Bearbeitungs-, Freigabe-, Lese- und Bestätigungsnachweise, soweit die jeweilige Funktion diese ausdrücklich erzeugt.

Zwecke können Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Abrechnung, betriebliche Dokumentation und die Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten des Kunden sein. Berechtigte Vorgesetzte, Disponenten, Personal-/Finanzverantwortliche oder weitere vom Kunden bestimmte Personen erhalten entsprechend ihrer Rolle Zugriff. Die Bereitstellung einer App erlaubt dem Arbeitgeber keine beliebige Verhaltens- oder Leistungskontrolle. Er muss Erforderlichkeit, Rechtsgrundlagen, Transparenz und gegebenenfalls Mitbestimmung eigenständig prüfen.

Gesundheitsangaben, Religionszugehörigkeit und weitere Daten nach Art. 9 DSGVO, Daten nach Art. 10 DSGVO sowie Berufsgeheimnisse und Sozialdaten dürfen nur im zuvor ausdrücklich vereinbarten und geprüften Umfang verarbeitet werden. Eine Datei- oder Freitextfunktion ist keine allgemeine Freigabe hierfür. Der produktive Einsatz wird mit dem verantwortlichen Kunden einschließlich der erforderlichen AVV und Schutzmaßnahmen vereinbart.

Bei ausdrücklichen Arbeitgeberanforderungen unterscheiden wir den dokumentierten Aufruf von einer gesonderten Bestätigung. Der bloße Wechsel einer Ansicht oder ein Dateidownload stellt keine solche ausdrückliche Bestätigung dar. Welche Nachweise Ihr Unternehmen verlangt und wie lange es sie aufbewahrt, muss es Ihnen mitteilen.

8. deaFlow Mobile für iOS und Android

Die native App verwendet dieselbe zentrale Identität und die freigegebenen Kundenarbeitsbereiche. Sie verarbeitet die für Ihre freigeschalteten Mitarbeiterfunktionen benötigten Profil-, Dienst-, Zeit-, Abwesenheits-, Leistungs- und Mitteilungsdaten. Anmelde- und Aktualisierungstokens werden im geschützten Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt. Profildaten, Arbeitsbereichsauswahl und Entwurfsmetadaten liegen im privaten App-Speicher; Anhänge werden in ein der App zugeordnetes Dateiverzeichnis kopiert. Eine zusätzliche anwendungseigene Verschlüsselung sämtlicher Entwurfsdateien wird damit nicht zugesichert.

Offline-Entwürfe: Zeitnachweise und ausgewählte Anhänge werden zunächst lokal gespeichert und erst durch die dafür vorgesehene Übermittlungsaktion an den berechtigten Arbeitsbereich gesendet. Ein fehlgeschlagener Versand lässt den Entwurf für einen erneuten Versuch bestehen. Nach bestätigter erfolgreicher Übermittlung wird der zugehörige lokale Zeitentwurf einschließlich seiner verwalteten Anlage entfernt. Tankbelege und Fahrten sind im aktuellen App-Stand lokale Entwürfe; ihre Übermittlung ist noch nicht freigegeben. Entwürfe sind nach Umgebung, Mandant und Benutzer getrennt.

Kamera und Dateiauswahl: Wenn Sie „Nachweis fotografieren“ wählen, fordert die App die Kameraberechtigung an. Über „Bild oder PDF wählen“ wählen Sie einzelne Dateien aus dem System-Dateidialog, gegebenenfalls aus einem von Ihnen eingerichteten Cloudspeicher. Verarbeitet werden die gewählte Datei, ihr Inhalt, Dateiname, Typ, Größe und gegebenenfalls enthaltene Metadaten. Die App liest nicht pauschal Ihre gesamte Foto- oder Dokumentablage aus. Ohne Kamerafreigabe bleibt die Kameraaufnahme unbenutzbar; andere freigeschaltete Funktionen, beispielsweise manuelle Zeiterfassung oder Dateiauswahl, bleiben verfügbar.

Dokumente und Gerätekopien: Berechtigt abgerufene PDF-Dateien können im privaten App-Cache liegen und mit einer nativen Anzeige geöffnet werden. Ausdrücklich gespeicherte Originaldateien werden in den von Ihnen gewählten Ordner geschrieben. Für externe Ablagen und die von Ihnen eingesetzten Anzeigeprogramme gelten deren eigene Bedingungen. Entfernen Sie vertrauliche Exporte, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Abmelden und Gerätesicherung: Beim Abmelden werden die von der App verwalteten Anmeldeinformationen entfernt und die Sitzung nach Möglichkeit serverseitig widerrufen. Eigene noch nicht übermittelte Entwürfe und Dateien bleiben getrennt im App-Speicher erhalten; Abmelden ist keine vollständige Datenlöschung. Lokale Entwürfe können über ihre Löschfunktion entfernt werden. Betriebssystemfunktionen, Gerätebackups oder eine vom Nutzer eingerichtete Dateisynchronisierung können weitere Kopien erzeugen. Deren Behandlung ist bei einer endgültigen Löschung ebenfalls zu berücksichtigen. Ein Entfernen der App löscht keine bereits auf dem Server verarbeiteten Daten und ersetzt keine Kontolöschung.

Keine automatische Standort- oder Werbeerfassung: Die aktuelle App fordert keinen GPS-, Mikrofon-, Kontaktbuch- oder HealthKit-/Health-Connect-Zugriff an. Sie verwendet kein Werbe-Tracking und kein gesondertes Analyse- oder Crash-Tracking-SDK. Einsatzadressen, eingetragene Fahrtangaben oder Standortinformationen in einer von Ihnen gewählten Datei können trotzdem Bestandteil eines Fachvorgangs sein. Die App liest keine biometrischen Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtsbilder aus; etwaige Geräteschutzfunktionen werden vom Betriebssystem ausgeführt.

Die App-Stores und gegebenenfalls TestFlight verarbeiten Download-, Geräte-, Kaufkonto- oder Diagnosedaten nach ihren eigenen Datenschutzbedingungen. SCHURR IT erhält dadurch keinen pauschalen Zugriff auf Ihr Apple- oder Google-Konto. Im Testbetrieb können freigegebene Rückmeldungen und von der jeweiligen Testplattform bereitgestellte Diagnoseinformationen zur Fehlerbehebung verarbeitet werden. Datenumfang und Empfänger richten sich zusätzlich nach Ihren Einstellungen und den Informationen des jeweiligen Plattformbetreibers.

9. Mitteilungen und Push

Der persönliche Eingang zeigt freigegebene Nachrichten und Anforderungen aus Ihrem Arbeitsbereich. Für die Darstellung und Bearbeitung werden Empfängerzuordnung, Inhalt, Zeitpunkte und gegebenenfalls ein ausdrücklich gesetzter Lesestatus verarbeitet. Dies ist von einer Push-Nachricht auf dem Sperrbildschirm zu unterscheiden.

Push ist in der aktuell beschriebenen Mobile-App-Fassung deaktiviert. Die App fordert hierfür keine Benachrichtigungsberechtigung an und registriert keine Push-Installation. Die technisch vorbereitete spätere Funktion würde unter anderem Expo sowie die Zustelldienste von Apple beziehungsweise Google einbeziehen. Vor einer Aktivierung müssen die konkreten Anbieter, Daten, Verarbeitungsorte, Fristen und gegebenenfalls erforderlichen Einwilligungen ergänzt und angezeigt werden. Diese Erklärung erteilt keine vorsorgliche Einwilligung in eine spätere Push-Verarbeitung.

10. Kundenportal, Vertrag, Abrechnung und Support

Im Kundenportal verarbeiten wir Profil und Kontozuordnung, berechtigte Ansprechpartner, Unternehmens- und Rechnungsangaben, Leistungsvereinbarungen, Rechnungsdokumente, Zahlungsstatus und Supportvorgänge. Sichtbarkeit und Bearbeitung richten sich nach der zugewiesenen Kundenrolle. Diese Verarbeitungen dienen der Durchführung der Kundenbeziehung, dem Support und unseren gesetzlichen Nachweispflichten auf den in Abschnitt 3 genannten Rechtsgrundlagen.

Supportanfragen können Nachrichtentexte, technische Angaben und von Ihnen bewusst beigefügte Dateien enthalten. Das von uns betriebene Ticketsystem Zammad unterstützt die Bearbeitung. Der Einsatz dieser Software bedeutet für sich genommen keine Übermittlung Ihrer Tickets an deren Hersteller. Supportmitarbeiter und berechtigte Ansprechpartner Ihres Kundenkontos erhalten den jeweils vorgesehenen Zugriff. Anhänge werden auf schädliche Inhalte geprüft. Übermitteln Sie nur erforderliche Informationen, keine Passwörter, privaten Schlüssel oder unnötigen vollständigen Personalakten.

Wenn zur Lösung eines Problems ein Zugriff auf Kundendaten erforderlich ist, richtet er sich nach Auftrag, Berechtigung und vereinbartem Supportverfahren. Eine Ticketanlage erteilt keine unbegrenzte Zugriffserlaubnis. Die jeweilige Rolle, Freigabe, Laufzeit und Protokollierung sind zu beachten. Eine vollständige Aufzeichnung aller Supportsitzungen wird nicht pauschal zugesichert.

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, das Anliegen und freiwillig mitgeteilte Informationen. Systemnachrichten wie Einladungen, E-Mail-Bestätigungen und Wiederherstellungsnachrichten werden über den eingerichteten Maildienst versendet. SCHURR IT betreibt den Maildienst selbst auf Infrastruktur in Deutschland. Allgemeine Anliegen erreichen uns unter info@deaflow.de, Datenschutzanliegen unter datenschutz@deaflow.de. Für Nachrichten gelten die zweckbezogenen Aufbewahrungsregeln in Abschnitt 14.

11. Angebundene Dienste und Datenübertragungen

Je nach Vertrag kann Ihr Unternehmen externe Systeme anbinden, beispielsweise Microsoft für Anmeldung, SharePoint und Postfächer, DATEV oder Lexware für Finanzvorgänge, finAPI und Banken für freigegebene Bankverbindungen sowie behördliche Verfahren wie ELSTER. Eine Produktbeschreibung oder ein vorhandener Adapter bedeutet nicht, dass diese Übertragungen für jeden Kunden aktiviert sind.

Bei aktivierten Integrationen werden nur die für den beauftragten Vorgang erforderlichen Daten verarbeitet, etwa ausgewählte Dokumente und Metadaten, E-Mail-Inhalte und Anhänge, Rechnungs-/Buchungsdaten, Kontoumsätze oder ausdrücklich freigegebene Meldedaten. Berechtigungen, Schnittstellenzugänge und Übertragungszustände können gespeichert werden. Der Kunde muss den konkreten Datenumfang, die Empfänger und deren Rollen vor Einsatz festlegen. Ein vom Kunden selbst beauftragter Dienst kann eigenständiger Verantwortlicher oder dessen Auftragsverarbeiter sein; dies wird nicht pauschal gleichgesetzt.

Eine externe Weiterleitung oder ein OAuth-Dialog ist eine eigene Verarbeitung beim ausgewählten Anbieter. Für dessen Konto und eigene Zwecke gelten dessen Datenschutzhinweise. Für weisungsgebundene Übertragungen von SCHURR IT gelten zusätzlich die AVV, vereinbarte Unterauftragnehmer und erforderliche Drittlandgarantien. Kundendaten werden nicht ohne gesonderte rechtmäßige Grundlage und Vereinbarung für Werbung, Verkauf an Dritte oder das Training allgemeiner KI-Modelle genutzt.

12. Sicherheits- und Betriebsprotokolle

Zur Absicherung und Fehleranalyse verarbeiten wir erforderliche Verbindungs- und Betriebsinformationen wie Zeitpunkte, technische Kennungen, betroffenen Dienst, Status, Laufzeit und Fehlerklasse. Bei Anmelde- oder Sicherheitsereignissen können IP-Adresse, Konto- und Sitzungsbezug erforderlich sein. Wir beschränken den Zugriff auf hierfür berechtigte Personen. Vollständige Fachinhalte, Zugangsdaten und Sitzungstokens gehören nicht in normale Betriebslogs.

Für den zentralen operativen Logspeicher ist eine Aufbewahrung von 14 Tagen konfiguriert. Diese Frist gilt nicht automatisch für sämtliche Webserver-, Identitäts-, Support-, Sicherheits- oder fachlichen Auditdaten. Deren vollständige Zuordnung und tatsächliche Löschläufe sind noch zu bestätigen. Bei einem konkreten Vorfall können notwendige Ausschnitte bis zum Wegfall des Aufklärungs-, Abwehr- oder Rechtsverfolgungszwecks getrennt aufbewahrt werden.

Fachliche Auditdaten dokumentieren beispielsweise Bearbeitung und Freigabe eines Geschäftsvorgangs. Sie folgen dem Zweck und den rechtmäßigen Aufbewahrungsvorgaben des verantwortlichen Kunden. Eine technische Unveränderlichkeit ist keine Erlaubnis, personenbezogene Daten unbegrenzt aufzubewahren. Für eigene Sicherheitszwecke gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei gesetzlicher Pflicht Art. 6 Abs. 1 lit. c; kundenspezifische Nachweise werden im Auftrag verarbeitet.

13. Empfänger, Standorte und Drittländer

Empfänger können erforderliche Beschäftigte und beauftragte Personen von SCHURR IT, berechtigte Personen des Kunden, Infrastruktur-/Backup-/Kommunikationsdienstleister sowie die ausdrücklich angebundenen Fachanbieter sein. Steuer- und Rechtsberater, Gerichte oder Behörden erhalten Daten nur, soweit dies für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit weisungsgebundenen Dienstleistern sind Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

SCHURR IT betreibt die zentrale deaFlow-Infrastruktur auf selbst administrierten virtuellen Maschinen. Die zentralen Kundendaten, der selbst betriebene Maildienst und die beauftragten Sicherungen werden nach bestätigter Betreiberangabe in Deutschland verarbeitet. Die vollständige Dienstleisterkette einschließlich Infrastruktur-, Speicher- und Backupleistungen wird Vertragskunden in den AVV-Anlagen benannt.

Das Bunny-CDN der Website ist von der Hostingkette der Kundenarbeitsbereiche zu unterscheiden. Lokale Appdaten, selbst gewählte Cloudablagen, App-Stores, externe Unternehmensanmeldungen und Kundenintegrationen können weitere Länder einbeziehen. Eine pauschale Standortgarantie für alle diese Verarbeitungen besteht nicht.

Für von uns verantwortete oder beauftragte Übermittlungen außerhalb von EU/EWR gelten Art. 44 ff. DSGVO. Erforderlich sind beispielsweise ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien einschließlich EU-Standardvertragsklauseln, einer Prüfung der tatsächlichen Transferbedingungen und gegebenenfalls zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Informationen zu den konkret anwendbaren Garantien und eine Kopie beziehungsweise Zugang dazu erhalten Sie unter datenschutz@deaflow.de. Noch offene CDN- und Lieferantennachweise dürfen nicht durch diese allgemeine Beschreibung ersetzt werden.

14. Aufbewahrung, Sicherungen und Löschung

Wir speichern Daten nur so lange, wie der jeweilige Zweck, eine rechtmäßige Weisung oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Bei erforderlicher Rechtsverteidigung beschränken wir verbleibende Daten auf diesen Zweck. Für die einzelnen Bestände gelten unterschiedliche Regeln:

• Website-Verbindungsdaten: Verarbeitung für die Übertragung und erforderliche Sicherheit; die konkrete darüber hinausgehende Bunny-Protokollfrist ist noch zu bestätigen.
• Sitzungen und lokale Auswahl: Gültigkeit beziehungsweise Löschung wie in den Abschnitten 5, 6 und 8 beschrieben. Das Ende einer Sitzung bedeutet nicht automatisch die Löschung sämtlicher serverseitiger Anmeldeereignisse.
• Zentrales Benutzerkonto: für die Bereitstellung des Kontos und bestehender berechtigter Zuordnungen. Nach einem wirksamen Löschverlangen oder Wegfall des Zwecks werden erforderliche Aufbewahrungsausnahmen geprüft; die Zuordnung zu mehreren Kunden darf dabei nicht übersehen werden.
• Anfragen und Support: bis zur abschließenden Bearbeitung und solange notwendige Nachweise, gesetzliche Aufbewahrung oder konkrete Rechtsansprüche die weitere Speicherung rechtfertigen. Eine zusätzliche feste Standardfrist für abgeschlossene Tickets ist noch verbindlich festzulegen.
• Eigene Geschäftsunterlagen: soweit gesetzlich vorgeschrieben regelmäßig sechs Jahre für Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher beziehungsweise Jahresabschlüsse (§ 257 HGB, § 147 AO). Der Fristbeginn richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Regel, grundsätzlich dem Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres.
• Kundendaten und fachliche Nachweise: nach den dokumentierten Zwecken, gesetzlichen Pflichten und Weisungen des Kunden. Für eine vollständige Kundendatenbank gilt keine pauschale zehnjährige Aufbewahrung.
• Mobile Entwürfe und Dateien: bis zur ausdrücklichen Entfernung beziehungsweise bestätigten Übermittlung des dafür vorgesehenen Entwurfs. Nicht übermittelte Entwürfe bleiben beim Abmelden erhalten; für Dokumentcache und Kopien außerhalb der App ist der jeweilige Speicherort zu berücksichtigen. Eine allgemeine automatische Tagesfrist für alle lokalen Dateien ist nicht eingerichtet.
• Betriebslogs: im zentralen operativen Logspeicher sind 14 Tage konfiguriert; gesonderte Vorfallbelege und fachliche Auditdaten folgen ihren eigenen begrenzten Zwecken.
• Sicherungskopien: tägliche Sicherungen sind als Betriebsrhythmus angegeben. Für konfigurierte PostgreSQL-Sicherungen ist ein Wiederherstellungsfenster von 30 Tagen vorgesehen. Das ist keine Zusage, dass jedes Backupobjekt genau am 30. Tag gelöscht wird: für das Fenster benötigte Basissicherungen und abhängige Protokolle können älter sein. Die maximale tatsächliche Speicherfrist sämtlicher Datenbank-, Datei-, VM- und Replikatkopien sowie der jeweilige Löschlauf sind noch vollständig festzulegen und nachzuweisen.

Nach einer berechtigten Löschung dürfen Sicherungskopien nicht wieder in die normale Nutzung gelangen. Für eine erforderliche Wiederherstellung müssen bereits erteilte Löschweisungen erneut berücksichtigt werden. Die verbindlichen Rückgabe-, Abruf- und Löschregeln für einen Kundenarbeitsbereich einschließlich gesetzlicher Wechselrechte ergeben sich aus Hauptvertrag und AVV. Eine unbegrenzte Aufbewahrung allein „zur Sicherheit“ ist nicht vorgesehen.

15. Konto und Daten löschen lassen

Sie können die Löschung Ihres zentralen deaFlow-Kontos oder Ihrer bei SCHURR IT verarbeiteten personenbezogenen Daten unter datenschutz@deaflow.de oder postalisch an die oben genannte Anschrift verlangen. Nennen Sie die verwendete Konto-E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und, soweit erforderlich, das betroffene Unternehmen. Senden Sie keine Passwörter, Tokens oder vollständigen vertraulichen Datensätze. Eine pauschale Pflicht, eine Ausweiskopie zu übersenden, besteht nicht.

Wir prüfen Ihre Identität in angemessenem Umfang, unterscheiden zentrales Konto, einzelne Kundenmitgliedschaft und fachliche Daten und teilen Ihnen die Bearbeitung beziehungsweise eine begründete Aufbewahrung mit. Für Daten, die Ihr Unternehmen verantwortlich verarbeitet, leiten wir Ihr Anliegen an den zuständigen Verantwortlichen weiter und unterstützen ihn. Sie können sich auch unmittelbar an dessen Datenschutzkontakt wenden. Ein Arbeitgeber muss rechtmäßig aufzubewahrende Zeit- oder Abrechnungsnachweise nicht allein wegen der Entfernung einer App löschen.

Das Abmelden, Entziehen einer Arbeitsbereichsberechtigung oder Deinstallieren der App löscht weder automatisch das zentrale Konto noch bereits verarbeitete Fach- und Vertragsdaten. Die Löschanfrage wird durch SCHURR IT geprüft und bearbeitet. Über die Durchführung, verbleibende gesetzliche Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls erforderliche Mitwirkung des verantwortlichen Kunden informieren wir Sie.

16. Information, Vertrag und Einwilligung

Diese Datenschutzerklärung informiert über Verarbeitungsvorgänge. Ihr bloßer Aufruf und eine Bestätigung ihrer Kenntnisnahme sind keine pauschale Einwilligung in sämtliche Datenverarbeitungen. Erforderliche Verarbeitungen für Vertrag, berechtigte Interessen oder gesetzliche Pflichten beruhen auf der jeweils zutreffenden Rechtsgrundlage.

Die Annahme von AGB und der Abschluss einer AVV sind von einer freiwilligen Einwilligung zu unterscheiden. Wenn für eine optionale Funktion eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie gesondert, konkret, informiert und widerruflich eingeholt werden. Ihre Ablehnung darf nicht ohne Weiteres den Zugang zu anderen, unabhängig nutzbaren Leistungen verhindern. Eine Betriebssystemberechtigung etwa für die Kamera ersetzt nicht automatisch jede datenschutzrechtlich erforderliche Einwilligung.

Angaben für freiwillige Kontaktaufnahme sind freiwillig. Angaben zur Authentifizierung, zur Vertragsabwicklung oder für eine von Ihnen gewählte Fachfunktion können erforderlich sein; ohne diese Angaben kann die betroffene Leistung nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden. Über arbeitsrechtliche Mitwirkungspflichten und Folgen fehlender Fachangaben informiert der verantwortliche Arbeitgeber.

SCHURR IT trifft für die hier beschriebenen eigenen Zwecke keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO und betreibt kein Werbeprofiling. Über abweichende, von einem Kunden verantwortete Fachverfahren und erforderliche Schutzrechte muss dieser gesondert informieren.

17. Ihre Rechte und Widerspruch

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16, Löschung nach Art. 17, Einschränkung nach Art. 18 und Datenübertragbarkeit nach Art. 20. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenden Sie sich an datenschutz@deaflow.de. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang; eine gesetzlich zulässige Verlängerung teilen wir innerhalb dieser Frist mit Begründung mit. Bei begründeten Identitätszweifeln können erforderliche zusätzliche Informationen verlangt werden. Für Auftragsdaten unterstützen wir den zuständigen Kunden bei der Erfüllung seiner Pflichten.

18. Beschwerde, Änderungen und Fassungen

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden. Das Beschwerdeformular der Aufsichtsbehörde ist online erreichbar.

Wir passen die Informationen an, wenn sich tatsächliche Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden auf geeignetem Weg bekannt gemacht; eine neue Erklärung ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche neue Einwilligung. Die Fassung 2026-10-25.2 beschreibt den am 25. Oktober 2026 geprüften Stand. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter Datenschutz.